Den nye bestyrelsen har haft konstituerende møde og posterne er fordelt som følger:
Formand og Sommer/Vinter vedligehold: Aase Dahl Tranberg, Vestergårdsparken 8
Næstformand og Projekter (vej og sti): Herluf Bjerg, Vestergårdsparken 10
Kasserer: Lone Litvak, Vestergårdsparken 5
Webmaster: Per Jensen, Porsevænget 119
Sommer/Vinter vedligehold, Projekter (vej og sti) og Teltbooking: Jan Bundgaard Danielsen, Vestergårdsparken 23 Grundejerforeningens hjemmeside er opdateret tilsvarende.
Bestyrelsen arbejder videre med de punkter, der blev drøftet på generalforsamlingen den 24. februar. Referatet fra generalforsamlingen og det vedtagene budget for 2020 kan ses på grundejerforeningens hjemmeside: www.gfvestergaard.dk
Hermed godkendt referat fra generalforsamlingen afholdt d. 24/2-2020
Grundejerforeningen Vestergård
8361 Hasselager
Referat fra ordinær generalforsamling den 24-02-2020
Formanden bød alle fremmødte velkommen til årets ordinære generalforsamling. Der var fremmødt 23 stemmeberettigede.
Valg af dirigent:
Som dirigent blev Erling Olesen, Vgp.33, valgt. Dirigenten konstaterede at generalforsamlingen var lovlig indkaldt!
Bestyrelsens beretning om foreningens virksomhed i det forløbne år:
Formand John Kornmaaler gennemgik de områder bestyrelsen har arbejdet med det sidste år. Beretningen i sin fulde ordlyd kan læses på grundejerforeningens hjemmeside www.gfvestergaard.dk.
Hovedområderne har været:
. Endnu et jordfaldshul, der opstod henover vinteren 18/19 er blevet udbedret. Heldigvis var det Aarhus Vand selv der stod for det, så vi slap med skrækken.
Der har været lidt beskæringsopgaver på blandt andet volden mod Jegstrupvej.
Entreprenøren har repareret de 3 overkørsler, som ikke var ret godt lavet i første omgang.
Der har, igen, været en del klager over entreprenørens arbejde mht. sommervedligehold, men vi er i løbende dialog, og håber det bliver bedre for hver gang. Vi er bundet af en 3-årig kontrakt, som udløber med udgangen af 2020
Så er der udført reparationer på asfalt i form af nyt slidlag på stien i bunden af Vestergårdsparken, en overkørsel oven for rundkørslen, samt på kørebanen i den ene andelsboligforening på
Porsevænget. En lille del af slidlaget på stien bliver dog forsøgt ændret, når vejret igen er til det, da det ligger lidt i bølger.
Kommentar til beretning:
Der var nogle kommentarer om at dækslet på stien lå for lavt, og derved ophobes vand i svinget.
Udkørslerne fra Porsevænget bør til alle tider være klippet helt ind, samt at skiltet til Porsevænget stod lidt “usynligt” for gæster til området.
Beretningen blev herefter godkendt.
Fremlæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse:
Kasser Lone Litvak gennemgik årets regnskab.
Resultatet for Driftsregnskabet giver et godt overskud, hovedsageligt pga. endnu en manglende vinter. Der er en likvid beholdning på knap 350.000kr og resultatet for Vejfonden har en værdi på 1.544.637kr Regnskabet blev herefter godkendt.
De endelige regnskaber kan også læses på grundejerforeningens hjemmeside www.qfvesterqaard.dk
Indkomne forslag:
Der var ingen indkomne forslag.
Budget for det kommende år:
Der er budgetteret med et underskud på knap 50.000kr, da der i driftsbudgettet er taget højde for overførsel af 100.000 til vejfonden, som foreslås af bestyrelsen. Budget incl. overførsel blev godkendt på generalforsamlingen.
Det endelige og godkendte budgetforslag kan også læses på grundejerforeningens hjemmeside www.qfvestergaard.dk
Grundejerforeningen Vestergård
8361 Hasselager
Vejfond — bidrag fra kontingentandel, jf. S 9, stk. 12; Anvendelse af midler:
Det blev vedtaget at fastholde bidraget på 20%.
Fastlæggelse af kontingent for det kommende år:
Kontingent bibeholdes på kr. 500,- pr. kvartal.
Valg af bestyrelse — På valg:
John Kornmaaler og Flemming Degn. Begge ønskede ikke genvalg, så der var kampvalg mellem:
Henrik Pedersen Nielsen, Porsevænget 23B
Per Jensen, Porsevænget 119 og
Aase Dahl Tranberg, Vestergårdsparken 8
Valgt til bestyrelsen blev Aase Dahl Tranberg og Per Jensen.
Valg af 2 suppleanter (1 år):
Suppleant, Henrik Pedersen Nielsen, Porsevænget 23B blev valgt
Suppleant, Flemming Dahl Brandt, Porsevænget 33 blev valgt
IO. Valg af revisor (2 år) samt revisorsuppleant (1 år):
Revisor, Maiken Jensen, Vestergårdsparken 9 ikke på valg.
Revisorsuppleant, Lone Kaasgaard, Vestergårdsparken 47 blev valgt
11. Eventuelt:
Fortovet på Porsevænget trænger til en opløftning, da der ligger fliser og stikker op, så man kan falde.
Hundelorte er et problem, har man overvejet endnu en skraldespand, f.eks. på Porsevænget?
Poseholderen skal hæves ved legepladsen, da den er alt for usynlig, når der kommer blade på træerne.
Der er nogle på Porsevænget der har problemer med Rotter, men har haft kommunens rottebekæmper på.
Har man overvejet at gøre mere ved at få folk til at melde sig til Emails fra foreningen?
Stien mellem Porsehøjen og over mod legepladsen trænger til en renovering, da den står ret meget under vand.
Bestyrelsen tager alle spørgsmål og forslag til efterretning.
Dirigenten takkede for god ro og orden, og afsluttede dermed årets generalforsamling.
Endnu engang opfordres til at tilmelde sig på hjemmesiden, så man får alle foreningens informationer på e-mail.
Bemærk venligst at der på årets generalforsamling skal findes 2 nye bestyrelsesmedlemmer. 2 bestyrelsesmedlemmer synes at tiden er inde til et vagtskifte, så vi vil gerne opfordre alle interesserede til enten at kontakte et medlem af bestyrelsen, eller møde op på generalforsamlingen. Alle er velkommen til at melde sig som kandidat, det er ikke noget uoverskueligt arbejde, og det giver både indblik og indflydelse på foreningens videre drift og udvikling. Bemærk at man ikke vælges til en bestemt post i bestyrelsen, da denne konstituerer sig selv på første bestyrelsesmøde efter generalforsamlingen. Man behøver ikke være tilstede på generalforsamlingen for at blive valgt, hvis man skulle være forhindret.
Årsregnskab for 2019 og budgetforslag for 2020 vil blive lagt på foreningens hjemmeside inden generalforsamlingen.
Bemærk at grundejerforeningens generalforsamling i 2020 er planlagt til afholdelse mandag d. 24. februar, 2020.
Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal jvf. vedtægterne §5 stk. 4, være formanden i hænde senest d. 15. januar.
Forslag der er modtaget rettidigt, vil blive indarbejdet i dagsordenen til generalforsamlingen inden udsendelse.
Bemærk venligst, at det forventes at forslagsstiller selv møder frem på generalforsamlingen, og præsenterer samt argumenterer for eget forslag, samt at vi fra bestyrelsen opfordrer til, at man medtager en forventet økonomisk ramme for sit forslag, så generalforsamlingen kan tage stilling til forslaget inkl. den indlagte økonomi for foreningen.
Hermed revideret regnskab for 2018, og bestyrelsens budgetforslag for 2019, begge til præsentation og gennemgang på generalforsamlingen tirsdag d. 26/2:
Bemærk at grundejerforeningens generalforsamling i 2019 afvikles i februar måned.
Forslag der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal jvf. vedtægterne §5 stk. 4, være formanden i hænde senest d. 15. januar.
Forslag der er modtaget rettidigt, vil blive indarbejdet i dagsordenen til generalforsamlingen inden udsendelse.
Bemærk venligst, at det forventes at forslagsstiller selv møder frem på generalforsamlingen, og præsenterer samt argumenterer for eget forslag, samt at vi fra bestyrelsen opfordrer til, at man medtager en forventet økonomisk ramme for sit forslag, så generalforsamlingen kan tage stilling til forslaget inkl. den indlagte økonomi for foreningen.
Efter skaden på drænet blev udbedret, har området desværre været stærkt plaget af den kraftige oversvømmelse.
Det har derfor været nødvendigt at afvente en længere periode med tørt vejr, før end området kan færdiggøres.
Det tror vi på det kan nu, og entreprenøren har lovet at det skulle ske indenfor nær fremtid.
Færdsel på de grønne fællesarealer
Vi har gennem de senere år desværre med mellemrum set færdsel på de grønne fællesarealer med motorkøretøjer af forskellig art.
Vi skal derfor indskærpe, at dette under ingen omstændigheder må forekomme, da det ødelægger arealerne, og forårsager omkostninger for foreningen.
Fra foreningens side har vi periodevis gartner og entreprenør der kører på arealerne med nødvendige maskiner, bl.a. i forb. med de ret omfattende beskæringsopgaver vi i år gennemfører, men dette er omfattet af aftaler om retablering i fald der opstår skader.
Vores grønne fællesarealer må kun befærdes til fods. Stierne er alene til fodgængere og cykler, inkl. de 2 korte asfalterede stier vi har.
Alle motorkøretøjer, inkl. knallerter, scooter og motorcykler, henvises til de køreveje der er i området.
Beskadiger man foreningens fællesarealer, kan man naturligvis gøres erstatningspligtig.
Hastighed på vejene
En opfordring skal her gentages. Der køres indimellem for stærkt på vejene. Sænk farten – der er legende børn i området.
Ligeledes skal rundkørslen i VGP respekteres – det er en rundkørsel, med deraf ubetinget vigepligt ved kørsel ind i rundkørslen. Trafik direkte henover puklen med stor fart er livsfarligt for øvrige trafikanter fra andre sider.
Ny gartner
Vi har til denne sæson skiftet gartner. Når vi gør det, er det ikke utilfredshed med den forrige, men for at holde omkostningerne nede, ved at gå efter de bedste tilbud vi kan få.
Der kan ved gartnerskifte opstå lidt usikkerhed om serviceniveau, kvalitet og præcis hvilke arealer der skal passes. Det skal nok falde på plads. Vi følger hele tiden op overfor gartneren, og får rettet tingene til over den første måned eller to.
Nyt festtelt
Vi har i foreningen sidste sommer investeret i et nyt festtelt, som er velegnet hvis man skal holde fest i haven.
Teltet kan lejes billigt, og er meget fleksibelt ift. størrelse. Og så er det kun reserveret 3 gange i år.
